Документация
На следующем этапе организации поставки следует убедиться, что необходимые документы заполнены правильно и все содержащиеся в них данные корректны. Заполнение экспортной документации и организация перевозки представляет собой довольно хлопотное дело, чреватое различными подводными камнями при недостаточной осторожности и компетентности, поэтому для этого лучше привлечь опытного экспедитора.
Экспедиторы являются профессионалами, обязанности которых заключаются в осознанном и правильном заполнении необходимой документации согласно требованиям клиента и исходя из материалов, предоставленных поставщиком; непосредственная организация перевозок и доставка товара по адресу назначения; либо оказание помощи на отдельных этапах организации перевозки и доставки, например, заполнение документации или сопровождение и доставка груза в стране назначения. Для перевозки партии морским транспортом необходима следующая документация.
Транспортная накладная (Bill of Lading). Это основной документ при отправке партии товаров на экспорт; он служит как в качестве свидетельства с указанием наименования продукции для экспортера и покупателя, так и в качестве квитанции на получение товара для перевозчика.
Транспортная накладная содержит физические и коммерческие характеристики партии (номер и тип упаковки, содержание, количество); данные о грузоотправителе и грузополучателе; соглашение по организации перевозки (перевозчик, судно, время отправления и порт назначения); а также условия перевозки.
Транспортная накладная составляется экспортером в тот момент, когда товары готовы к погрузке; она принимается судовым перевозчиком для рассмотрения. Копия отправляется зарубежному покупателю после погрузки товаров; покупатель получает товары в стране назначения по предоставлению этой копии судовому перевозчику.
Сертификат о происхождении товара. Ряд стран-импортеров, в основном на Среднем Востоке, требуют специальных сертификатов о происхождении товара. Там указывается место расположения производителя товара.
Акт технического осмотра. Некоторые страны-импортеры, главным образом в Африке, требуют предоставления осмотра и сертифицирования товаров своим агентом до отправки груза.
Счета-фактуры, консульские счета, сертификационные счета. Все экспортные товары требуют сопроводительного счета-фактуры, чтобы потребитель располагал информацией о природе и стоимости (продажной цене) товара. Кроме того, некоторые страны требуют сертификации груза их собственными консульствами в стране-экспортере, т.е. составления консульского счета-фактуры; либо проверки и сертифицирования другим лицом в стране-экспортере, чаще всего их торговым агентством.
