Как мы уже говорили ранее, фаза преобразования формата в действительности подразделяется на ряд этапов, которые в основном связаны с переводом данных, используемых в текстовом процессоре, в более сложные наборы кодов, необходимые для типографского набора и верстки (с точки зрения компьютера это обычно соответствует последовательно выполняемым операциям "поиск и замена").
Ряд переводных таблиц, установленных на принимающем компьютере, обычно используется специальной программной утилитой, разработанной для этой цели. Эти программы, которые поручают компьютеру прочитать файл текстового процессора и записать его как файл для типографского набора, заменяют каждый определенный параметр, который они встречают в файле текстового процессора (символ, код, набор кодов) на другой специальный параметр (символ, код, набор кодов) в файле для набора.
Процесс можно разделить на три этапа.
Слова и пробелы. В подавляющем большинстве случаев коды представляют собой символы и пробелы, составляющие текстовые файлы, которые хранятся в персональных компьютерах и типографских наборных системах в закодированном виде в соответствии с универсальным "алфавитом" компьютеров – ASCII.
ASCII (American Standard Code for Information Interchange), или Американский стандартный код для обмена информацией, представляет собой набор из 128 кодов в двоичном представлении от 0000000 (десятичный 0) до 1111111 (десятичное 127). Вместе они представляют собой все прописные и строчные буквы алфавита, цифры 0-9, наиболее употребительные знаки препинания и ряд стандартных выходных управляющих кодов, таких как возврат каретки, удаление символа слева, перевод строки и т.д. Эти первые 128 кодов, или "основной набор кодов ASCII", как его иногда называют, используются всеми системами стандартным образом.
"Расширенный" набор символов ASCII добавляет к основным 128 кодам еще 128 кодов от 10000000 (десятичное 128) до 11111111 (десятичное 255).